DAHAG Intern: Ein Blick auf unser Lego-Board

Ein Interview mit Jonas Zimmermann, Vorstand und IT-Leitung, und Hans Oehler, Software-Entwickler.

Woher kam die Idee zum Lego-Board?

Jonas: Eigentlich fing alles damit an, dass die Marketing-Abteilung sich vor einigen Jahren mehr Transparenz bezüglich der IT-Ressourcen gewünscht hat. Da wir damals noch ein eher kleines Team waren, sahen wir aber keinen direkten Handlungsbedarf. Wie bei vielen anderen Unternehmen, die schnell gewachsen sind, hat sich das aber bald schon geändert, weshalb wir nach neuen Projektplanungsmethoden gesucht haben, die ein agileres Arbeiten möglich machen. Auch die Haptik war uns wichtig: Wir verbringen viel Zeit vor dem Bildschirm und wollten einfach etwas zum Anfassen.

Wie habt ihr vorher eure Projekte geplant?

Hans: Innerhalb der IT gab es viele kleine Projektgrüppchen, die ihre jeweiligen Aufgaben untereinander geplant haben. Häufig kamen dabei digitale Projektplaner wie Trello zum Einsatz. Aber wie Jonas schon sagte: Je mehr die IT gewachsen ist, desto unübersichtlicher war das Ganze. Innerhalb der einzelnen Gruppen wusste man zwar, womit der jeweils andere gerade beschäftigt ist, doch bei der Größe der Abteilung hat man schnell den Überblick verloren.

Jonas: Zusätzlich musste immer wieder reportet werden, was gerade ansteht, weshalb sich ein Projekt verzögert und welche Abhängigkeiten zwischen zwei Tasks bestehen. Das war nicht nur unübersichtlich, sondern auch zeitaufwendig.

Standen noch andere Projektplanungsmethoden zur Wahl?

Hans: Eigentlich nicht. Wir sind online auf die Lego-Projektplanungsmethode gestoßen, haben die Idee im Team besprochen und dachten uns: „Lego ist cool. Warum also nicht?“

Wie funktioniert das Lego-Board?

Hans: Wir haben uns zunächst einmal für die klassische Aufteilung in drei Boards entschieden: die Projektansicht, das Mitarbeiterboard und das To-Do-Board.

Bei der Projektansicht hat man einen Zeitstrahl. Jedes Projekt erhält dabei eine eigene Farbe, so dass man immer auf einen Blick sieht, wie lange das Projekt schon in Arbeit ist, wo man sich gerade befindet und wie lange man voraussichtlich noch damit beschäftigt sein wird. Mithilfe von Marker-Steinen setzen wir uns Deadlines.

Die nächste Ansicht ist das To Do-Board. Dabei handelt es sich zwar auch um ein Lego-Grundboard, doch arbeiten wir darauf mit Post-Its. Auf den Post-Its stehen einzelne Aufgaben, die wiederum farblich gekennzeichnet sind und den Projekten in der Produktansicht zugeordnet werden können.

Auf dem Mitarbeiterboard markiert jeder, an welchen Projekten er in den kommenden Wochen arbeitet. Auch Abwesenheiten können ganz einfach mithilfe von farbigen Steinen gekennzeichnet werden.

Was sind die Vorteile des Lego-Boards gegenüber traditionelleren Projektplanungsmethoden?

Jonas: Das Lego-Board lebt! Natürlich könnte man sagen, dass auch digitale Projektplaner flexibel sind, doch hilft die Visualisierung durch Lego-Steine ungemein. Vor allem, wenn ein größeres Projekt dazwischengeschoben wird, ist schnell klar, dass andere Steine dafür vom Board müssen. Man ist sich dadurch viel mehr darüber bewusst, ob und weshalb sich etwas mal verzögert.

Hans: Außerdem hat man immer im Blick, wer gerade noch Kapazitäten frei hat. Sollte man also Hilfe benötigen, reicht ein Blick auf das Lego-Board um zu sehen, wer helfen kann. Und last but not least: Es macht einfach Spaß. Jeder hat früher mit Lego gespielt, weshalb es schön ist, wieder täglich damit in Berührung zu kommen. Um den Spaß auch aufrecht zu erhalten. haben wir in einer neuen Ausbaustufe damit begonnen, sehr bewusst Gamification-Elemente einzubauen. Statt Projekten sprechen wir jetzt als Anspielung auf Video-Spiele von Quests und Mitarbeiter sind auf dem Lego-Board als Player gekennzeichnet.

Und wer ist dabei der Endgegner?

Hans: (Lacht.) Das ist dann wohl die Deadline.

Gibt es auch Nachteile?

Jonas: Ich würde nicht von Nachteilen sprechen, aber es gibt sicher Optimierungsbedarf und den wird es auch immer geben. Wir wissen jetzt schon, dass das Board in einem Jahr sicher nicht mehr so aussehen wird wie heute. Man ist regelmäßig dazu gezwungen, nicht nur seine Tasks und To Dos zu reflektieren, sondern auch das Lego-Board an sich. Das funktioniert ein wenig nach dem Prinzip „Trial and Error“.

Hans: Um ein Praxisbeispiel anzuführen: Wir haben festgestellt, dass das Color-Coding – so hilfreich es auch ist – etwas umständlich sein kann, vor allem wenn man mit mehreren Boards arbeitet. In der Produktansicht sehen wir zwar den kleinen farbigen Stein, doch müssen wir auf dem To Do-Board nachschauen, wofür er genau steht.

Jonas: Um eben dieses Problem zu lösen, haben wir einen Prototyp konzipiert, auf dem ein einzelnes Projekt dargestellt wird und nicht mehr das große Ganze. Ein Vorteil des kleineren Boards ist natürlich auch, dass es mobil ist. Ich kann es als ganze Platte lösen und einfach mit in ein Meeting nehmen. Wir haben einfach festgestellt, dass das große Board nur bedingt für uns funktioniert. Die kleinen Platten erlauben uns eher, unsere agile Arbeitsweise abzubilden.

Hans: Nach und nach fügen wir außerdem abteilungsfremde Mitarbeiter hinzu, denn wir arbeiten in der IT ja nicht in einem Vakuum: Bei uns wird abteilungsübergreifendes Arbeiten gefördert und das sollte sich auch auf dem Lego-Board widerspiegeln.

Welche Tipps habt ihr für alle, die jetzt auch mit Lego Projekte planen möchten?

Hans: Ich habe einen praktischen Tipp: Man sollte sich schon vorab möglichst viel Flexibilität einräumen. Das Board ist dazu gedacht, dass man Steine versetzt, wegnimmt, neu hinzufügt und so weiter. Aber auch bei den größeren Platten sollte man die Option haben, welche wegzunehmen. Nach einigem Experimentieren stand für uns schnell fest, dass wir die Lego-Platten nicht einfach mit Hammer und Nagel an der Wand anbringen wollen. Wir haben uns dann für eine große Metallplatte entschieden, auf der die einzelnen Legoplatten mithilfe von Magneten befestigt werden. So kann man auch größere Projekte oder Zeitabschnitte beliebig auswechseln.

Jonas: Man sollte sich auch über Folgendes bewusst sein: Nur weil das Lego-Board an der Wand hängt, ist die Projektplanung nicht automatisch optimiert. Das Board ist dazu gedacht, als Gesprächsgrundlage zu dienen. Wer es nicht ständig mit seinem Team hinterfragt und darüber diskutiert, hat den Sinn dieser Projektplanungsmethode nicht erkannt. Ohne Diskussionen und Gespräche würde so ein Lego-Board schnell zur Wanddeko verkommen.

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